O foco deste artigo é oferecer informações sobre “Fluxos de trabalho de aprovação” e etapas para configurar fluxos de trabalho para seus modelos que serão usados ​​ao enviar documentos.

• Um fluxo de trabalho de aprovação é definido no nível do modelo. Todos os documentos feitos a partir de um modelo com um fluxo de trabalho de aprovação ativado devem ser “aprovados” antes de poderem ser enviados ao (s) destinatário (s). Um fluxo de trabalho define o ciclo de vida de um documento, permitindo etapas adicionais, como aprovação de documentos.

• No Painel – Você verá um status chamado “Aprovação pendente” que mostrará todos os documentos usando esse recurso.

• Nos Documentos – Você verá uma lista de seus documentos e “Aprovadores / Destinatários” para analisar facilmente quais membros da equipe foram associados ao uso desse recurso. Capacidade de configurar vários aprovadores

• O painel Actions e o Audit Trail mostrará todas as ações relacionadas à aprovação

Os fluxos de trabalho estão disponíveis apenas para os planos Essencial e Professional.

Os e-mails serão enviados, conforme definido no fluxo de trabalho. Se o fluxo de trabalho de aprovação estiver ativado, um e-mail será enviado ao (s) aprovador (es) para executar uma ação no documento. Cada vez que a aprovação / rejeição acontece, o autor do documento recebe uma notificação sobre isso. Quando o documento é aprovado por todos os aprovadores, está pronto para ser enviado.

O fluxo de trabalho está disponível para os dois modelos que foram carregados ou criados na Juridoc.

O fluxo de trabalho que foi criado no nível de modelo estará disponível para todos os documentos criados a partir deste modelo. Você também pode criar um fluxo de trabalho como um documento, mas este estará disponível apenas uma vez.

Observe: Somente administradores ou gerentes nessa área de trabalho (ou o proprietário da conta) podem ser Aprovadores do documento. Por favor, confira a configuração da equipe em Ajustes> Equipes.

1. Edite um modelo / documento existente ou crie um novo.

2. Na pop-up, clique no botão para ativar o fluxo de trabalho e abrir as opções.

3. Adicione Aprovadores e defina a ordem de aprovação: adicione os aprovadores individuais que estão no seu banco de dados sem o recurso de preenchimento automático. Comece a escrever o nome do aprovador que você deseja ver o nome dele e selecione-o. Se você não tiver a pessoa que deseja adicionar na lista, ainda poderá convidá-lo diretamente do pop-up. Para definir a ordem de aprovação, você pode arrastar e soltar a pessoa que deseja primeiro, etc.

4. Se você editar um modelo, certifique-se de clicar em “Salvar” depois de ter concluído a configuração.

Em um documento criado a partir de um modelo com fluxo de trabalho de aprovação habilitado, você verá diretamente a configuração do fluxo de trabalho para este documento. Você ainda poderá editar este Fluxo de Trabalho ou desativá-lo se não precisar dele para este Documento específico.

Quando tiver terminado de preencher as informações de seu Documento:

1. Escolha a opção Enviar / Assinar para “Enviar”

2. A pessoa que está em seu fluxo de trabalho terá uma caixa de seleção marcada ao lado de seu nome. Neste ponto, você ainda pode adicionar pessoas, alterar a ordem do seu fluxo de trabalho e remover pessoas dele.

3. Quando terminar, clique no botão “Enviar para aprovação”

Quando o documento é enviado para aprovação, o aprovador abre o documento e vê as opções para “Rejeitar documento” ou “Aprovar documento”. Veja como funciona o fluxo de revisão de aprovação.