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Comment configurer le flux d'approbation de mes documents?

Le but de cet article est de fournir des informations sur les “flux d’approbation” et les étapes à suivre pour configurer les flux d’approbation de vos modèles qui seront utilisés lors de l’envoi de futurs documents.

Qu'est-ce qu'un flux/workflow d'approbation ?

  • Un workflow d’approbation est défini au niveau du modèle.

  • Chaque document créé à partir d’un modèle avec un flux de travaux d’approbation activé doit être «approuvé» avant de pouvoir être envoyé au (x) destinataire (s).

  • Un flux de travail définit le cycle de vie d’un document, en permettant des étapes supplémentaires telles que l’approbation du document.

  • Sous Tableau de bord – Vous verrez l’état “Approbation en attente” qui affichera tous les documents utilisant cette fonctionnalité. Sous Documents – Vous verrez une liste de vos documents et des “Approbateurs / Destinataires” pour identifier facilement les membres de l’équipe associés à l’utilisation de cette fonctionnalité.

  • Vous avez la possibilité de choisir plusieurs approbateurs 

  • Actions et Audit Trail affichent toutes les actions liées à l’approbation.

Les workflows ne sont disponibles que pour les plans Essential et Pro.

Notifications par email

Les e-mails seront envoyés dans l’ordre, comme défini dans le flux de travail. Si le flux d’approbation est activé, un mail sera envoyé au ou aux approbateurs pour qu’il agisse sur le document. Chaque fois que l’approbation / le rejet est obtenu, l’auteur du document reçoit une notification à ce sujet. Lorsque le document est approuvé par tous les approbateurs, il est prêt à être envoyé.

Documents / Modèles - Importer et créer

Le workflow est disponible pour les modèles téléchargés ou créés dans Juridoc.

Le flux de travail créé en tant que niveau de modèle sera disponible pour tous les documents créés à partir de ce modèle. Vous pouvez également créer un workflow au niveau de document, mais celui-ci ne sera disponible qu’une seule fois.

Remarque: seuls les administrateurs ou les gestionnaires de cet espace de travail (ou le propriétaire du compte) peuvent être des approbateurs de documents. Assurez-vous de vérifier la configuration des équipes en allant dans Paramètres> Équipes.

Créer un flux d'approbation

  1. Modifiez un modèle / document existant ou créez-en un nouveau.
  2. Dans la fenêtre contextuelle, cliquez sur le bouton pour activer le flux d’approbation et ouvrir les options.
  3. Ajouter les personnes qui vont approuvé le document. Si vous n’avez pas la personne que vous voulez ajouter dans la liste, vous pouvez toujours l’inviter directement à partir de la fenêtre contextuelle. Vous pouvez créer différents niveaux d’approbation. Pour ce faire, vous pouvez cliquer sur “Ajouter un niveau”. C’ est aussi simple que cela. 
  4. Si vous éditez un modèle, assurez-vous de cliquer sur «Enregistrer» une fois que vous avez terminé la configuration.
Create Approval Workflow

Création d'un document avec le flux d'approbation déjà activé

Dans un document créé à partir d’un modèle avec un flux d’approbation activé, vous verrez directement la configuration du workflow pour ce document. Vous pourrez toujours modifier ce flux ou le désactiver si vous n’en avez pas besoin pour ce document en particulier.

Envoyer pour approbation

Lorsque vous avez terminé de remplir les informations de votre document:

  1. Choisissez l’option Envoyer / Signer.
  2. À ce stade, vous pouvez toujours ajouter/supprimer des personnes et modifier l’ordre de votre flux d’approbation si vous le souhaitez.
  3. Lorsque cela est fait, cliquez sur le bouton «Envoyer pour approbation».

Révision par les approbateurs

Lorsque le document est envoyé pour approbation, l’approbateur l’ouvre peut intervenir sur le document pour le rejeter ou l’approuver.

Voir comment fonctionne la vérification d’approbation.

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