La plupart des organisations disposent d’un «document juridique» standard pour divers contrats, tels que les contrats de confidentialité, les achats de différents types, l’emploi, etc. Cependant, n’importe qui peut le modifier et peut ou non rechercher les approbations appropriées pour les modifications de contrat.

À moins que quelqu’un ne pense réellement à comparer les versions des documents, des clauses indésirables risquent de «fuir» dans le contrat. Les anciens modèles peuvent être utilisés et les modifications personnalisées pour un contrat peuvent facilement être utilisées comme base pour le contrat suivant.

Les systèmes de gestion des contrats permettent aux utilisateurs de créer des contrats à partir de modèles standard approuvés. De plus, les clauses légales sont conservées dans une bibliothèque de clauses annotées, ce qui permet aux utilisateurs d’identifier facilement les clauses approuvées et de disposer d’informations descriptives pour les aider à sélectionner la bonne clause et à savoir quand l’utiliser.

L’équipe juridique chargée de veiller à ce que la bibliothèque de clauses soit à jour et fournit les modifications requises plutôt que de passer des heures à déterminer ce qui est différent avec ce contrat. Les systèmes de gestion des contrats conservent un historique des modifications de contrat et permettent à l’utilisateur d’identifier facilement la modification des modifications.